Læs denne artikel før du går i gang med at eksportere data fra dit ERP-system.
Er du ny med ABC, anbefaler vi at du videresender denne tech guide til din IT-afdeling.
Datastrukturen er vigtig. Sørg for at hver linje, svarer til et unikt varenummer. Se eksemplet nedenfor.
Hvis hver linje i dit data repræsenterer en salgsordre, er dit datasæt transaktionsbaseret, og kan ikke indlæses (= hvert varenummer forekommer flere gange).
Bed din IT-afdeling om at skabe et aggregeret datasæt, og giv dem denne tech guide.
Din data-fil bør være en .csv-fil
Eksempel på hvordan et korrekt datasæt ser ud: Hvert varenummer optræder én gang og antal ordrelinjer er akkumuleret i én kolonne.
Dataeksport: Brug let forståelige kolonneoverskrifter
Når du eksporterer dit data fra ERP, vil de kolonneoverskrifter du bruger, være synlige i ABC Analyzer. Sørg for at være præcis i din navngivning. "Lager" kan betyde både "Lagerværdi 12 mdr" eller "Lager ultimo (i stk)". Sørg for at gemme definitionerne på jeres kolonneindhold, så I kan slå dem op, når I bliver i tvivl om den præcise definition. Brug vores best practice anbefalinger som inspiration, og gem jeres version i et lignende regneark.
Eksempler på misforståelser/uklarheder i data:
- Hvordan beregnes vores servicegrad?
- Hvad betyder det når vi har en negativ lagerbeholdning - er det returvarer eller varer der ikke er faktureret endnu?
- Hvordan er vores overlager beregnet? Er der taget højde for lang leveringstid fra f.eks. Østen?
Tech guide - til tech og IT-ansvarlige
Filformater
Vi anbefaler på det kraftigste I bruger .csv-filer til import og eksport.
ABC Analyzer støtter følgende formater:
- .csv and .txt: Semikolon, tabulator, komma eller mellemrums-opdelt
- .xml
- .xlsx (Microsoft Excel 2007 og senere)
- .xls (Microsoft Excel 97 - 2003)
Klassiske faldgrupper:
Arbejder I med .csv-, .txt eller .xml bør feltværdier afgrænses med enkelt (') eller dobbelt ("). Undgå linjeskift i alle felter.
Tomme rækker bør undgås.
XML-filer skal have et enkelt rod-element, hvor hver underelement svarer til en række i data.
Felttyper
Supporterede datoformater
Datasæt kan kun importeres hvis det indeholder en ID kolonne og mindst en tal-kolonne.
Dobbelttjek dit data inden import
Alle talkolonner skal:
- Have samme decimalseperator
- Have samme tusindtalsseperator
- Talkolonner må ikke indeholde special symboler - såsom £, $, %, #
For alle dato- og talkolonner gælder:
- Tomme celler vil resultere i en fejlbesked på sidste trin i importguiden, og hver gang en template loades
- Alle datokolonner skal have samme datoformat
Best practice
Vi anbefaler I anvender csv- eller txt-filer. Disse filer kræver mindst mulig viderebehandling. Særligt Excel-filer kræver mere hukommelse og ekstra komponenter for at kunne importeres.
ABC Analyzer kan foretage simple aggregeringer på filer hvor det samme ID optræder flere gange, men vi anbefaler på det kraftigste, at dette ikke benyttes i driftmiljøer. Det fungerer fint som en stand-alone eller en "engangsanalyse", men ABC Viewer er ikke i stand til at aggregere data, og vil derfor ikke kunne vise analyser bygget på denne måde.
Fejl i enkelte celler
Både ABC Analyzer og ABC Viewer kan indsætte standard værdier, når de møder fejl i data. Disse opstår, når der mangler datoer eller tal (blankt felt), eller de har et forkert format. Vi anbefaler, at I undgår disse fejl og mangler i jeres datasæt.
Dataakkumulering og udtræksintervaller
Dataperioden er afgørende, og bestemmer "vinduet" data er akkumuleret i. Vi anbefaler løbende 12 måneder til handel- og produktionsvirksomheder.
Vælger I at benytte en kortere tidsperiode, risikerer I at miste værdifuld viden om sæsonudsving (f.eks. julesalget, sommerudsalg) og får et fejlagtigt billede af jeres forretning. Modsat, arbejder I med hurtigt omsættelige varer såsom forbrugerelektronik eller modevarer, er jeres produkters livscyklus ultrakort og jeres dataperiode bør reflektere dette, så brug f.eks. en 3 måneders periode.
Dataudtræk
Arbejdet med ABC Analyzer kan deles op i to hovedkategorier:
- Ad-hoc analyser
- Driftanalyser (løbende analyser der opdateres med et fast interval)
Driftanalyser er de mest anvendte. Det faste interval kan være en måned, en dag eller et kvartal. Hver måned eksporteres data fra jeres ERP, indlæses i ABC Analyzer (i jeres eksisterende analyse) og jeres ABC koder opdateres. Disse ABC koder eksporteres tilbage i ERP, hvorfra alle i virksomheden kan tilgå de opdaterede ABC koder.
Ad-hoc analyserne kræver ikke en opdatering med fast interval. Denne type analyse foretages én gang eller når det er nødvendigt, og synkroniseres ikke med ERP.